Как получить в ЗАГС документы о предках и подтвердить родство
Свидетельство о рождении деда потеряно, а оно нужно — для родословной, наследства или архива. Хорошая новость: записи о рождениях, браках и смертях с 1918 года хранятся, и потомки вправе получить по ним документ. Рассказываем, кому и что выдают, как доказать, что вы родственник, и что делать, если запись не находится.
Что хранит ЗАГС
С 1918 года рождения, браки, разводы и смерти в России записывают органы записи актов гражданского состояния. На каждое событие составляется актовая запись, а на руки выдаётся свидетельство. Свидетельство может потеряться, запись — остаётся.
Записи хранятся в ЗАГС сто лет, после чего передаются в государственный архив региона. Отсюда простое деление:
| Когда произошло событие | Где запись | Что можно получить |
|---|---|---|
| Меньше ста лет назад | В органах ЗАГС | Повторное свидетельство или справку |
| Больше ста лет назад, но после 1918 года | В государственном архиве региона | Архивную справку или копию записи |
| До 1918 года | В государственном архиве — в метрических книгах | Архивную справку, выписку или копию |
Срок в сто лет считают от года записи, и передача в архив идёт не день в день. Если событие произошло в 1920-е годы, сначала спросите в ЗАГС: там скажут, у них запись или уже в архиве. О дореволюционных записях — в статье «Метрические книги: как найти и прочитать запись о предке».
Кому выдают повторное свидетельство
Закон об актах гражданского состояния называет тех, кто вправе получить повторный документ.
- Сам человек, о котором составлена запись.
- Родственник умершего или другое заинтересованное лицо — если тот, о ком запись, умер.
- Родители или опекуны — пока ребёнку нет восемнадцати.
- Любой человек по нотариальной доверенности от того, кто имеет право на документ.
Для родословной из этого следуют два правила.
О живом человеке документ получает он сам. Свидетельство о рождении вашей бабушки, если она жива, выдадут ей — или вам по её нотариальной доверенности. Внуку «для родословной» без доверенности откажут.
Об умершем документ получает родственник. Нужно показать две вещи: что человек умер и что вы ему родня. Первое подтверждает свидетельство о смерти, второе — цепочка документов.
Как собрать цепочку родства
Родство доказывают по звеньям: каждый документ связывает два соседних поколения. Чтобы получить свидетельство о рождении прадеда, понадобится цепочка от вас до него.
| Звено | Документ | Что доказывает |
|---|---|---|
| Вы → родитель | Ваше свидетельство о рождении | Ваш отец — Сергей Петрович Соколов |
| Родитель → дед | Свидетельство о рождении отца | Его отец — Пётр Иванович Соколов |
| Дед → прадед | Свидетельство о рождении деда | Его отец — Иван Степанович Соколов |
| Прадед умер | Свидетельство о его смерти | Документ вправе получить родственник |
Женская линия требует ещё одного документа на каждую смену фамилии. Если родство идёт через мать или бабушку, в её свидетельстве о рождении стоит девичья фамилия, а в свидетельстве о рождении её ребёнка — фамилия по мужу. Связывает их свидетельство или справка о заключении брака. Без неё цепочка рвётся.
Что делать, если какого-то звена нет на руках: получите его в том же ЗАГС тем же порядком. Двигайтесь снизу вверх — сначала документ о ближайшем умершем предке, с ним идите за следующим. Каждый полученный документ становится основанием для следующего запроса.
Свидетельство или справка
Вместо повторного свидетельства ЗАГС в некоторых случаях выдаёт справку — документ, который подтверждает, что запись существует, и повторяет её сведения.
- Брак, который расторгнут или признан недействительным. Повторное свидетельство о браке бывшим супругам не выдают — выдают справку о том, что брак был заключён.
- Брак умерших предков. Здесь тоже, как правило, выдают справку о заключении брака.
- Родителям совершеннолетних детей выдают справку о рождении, а не свидетельство.
Для родословной и для подтверждения родства справка годится так же, как свидетельство: в ней те же имена, даты и места. Просите вписать всё, что есть в записи, — в актовой записи сведений больше, чем в свидетельстве. В записи о рождении, например, указаны возраст и место жительства родителей, иногда их занятие и национальность.
Куда и как подавать заявление
- Лично в любой орган ЗАГС. Записи сведены в единый государственный реестр, поэтому ехать в город, где родился дед, не нужно. Если запись есть в реестре, документ выдают в день обращения.
- Через МФЦ — «Мои документы».
- Через Госуслуги. Заявление подаётся в электронном виде, за готовым документом приходят в выбранный ЗАГС с оригиналами.
- Письмом в ЗАГС — если других способов нет.
Что взять с собой:
- паспорт;
- документы цепочки родства и свидетельство о смерти того, о ком запрос;
- квитанцию об уплате госпошлины. Размер пошлины за повторное свидетельство и за справку разный и время от времени меняется — смотрите актуальный на Госуслугах или на сайте ЗАГС своего региона.
В заявлении укажите всё, что знаете: фамилию, имя, отчество, дату и место события, имена родителей. Чем точнее, тем быстрее найдут запись. Точной даты нет — назовите промежуток: «1921–1923 годы».
Если запись не нашли
Отказ «запись не обнаружена» не значит, что её нет. Причин обычно четыре, и у каждой своё решение.
| Причина | Что делать |
|---|---|
| Неверно указано место | Событие регистрировали по месту, где оно произошло, а не где семья жила потом. Уточните у родных, где именно родился человек, и вспомните старое название района |
| Фамилия или имя записаны иначе | Попросите искать по вариантам: «Соколов — Саколов», «Наталья — Наталия», без отчества, по именам родителей |
| Неверный год | Попросите проверить два-три соседних года: в поздних документах год рождения часто сдвинут |
| Запись старше ста лет или архив ЗАГС утрачен | Обращайтесь в государственный архив региона. Если книги погибли — например, в войну, — ЗАГС выдаёт извещение об отсутствии записи |
Извещение об отсутствии записи — тоже документ. С ним идут дальше: в архив за косвенными свидетельствами или в суд.
Чем заменить утраченную запись
Если записи о рождении или браке нет нигде, родство подтверждают другими документами, где названы родители или супруги.
- Запись о браке — в ней указаны дата рождения и иногда родители жениха и невесты.
- Запись о смерти — дата и место рождения умершего.
- Личное дело с места работы или учёбы, анкеты, автобиографии — в них человек сам перечислял родителей.
- Похозяйственные книги сельсоветов — посемейные списки дворов с 1930-х годов; хранятся в районных и муниципальных архивах.
- Домовые книги, поквартирные карточки — кто с кем жил и кем приходился главе семьи.
- Военные документы — в учётных карточках и донесениях о потерях указаны жена, мать, отец. Как их искать — в статье о «Памяти народа» и ОБД «Мемориал».
Для родословной таких документов достаточно: запишите в древо сведение и источник. Для юридических целей — наследства, гражданства — их может оказаться мало, и тогда остаётся суд.
Когда нужен суд
Если документов, которые прямо подтверждают родство, получить нельзя, факт родственных отношений устанавливает суд. Это отдельный вид дел — установление фактов, имеющих юридическое значение.
Суд принимает заявление, только если подтвердить родство иначе невозможно. Поэтому сначала нужны отказы: извещение ЗАГС об отсутствии записи, ответ архива. К заявлению прикладывают всё, что есть: косвенные документы, письма, фотографии с подписями, показания родственников и соседей.
Суд обычно нужен не для родословной, а когда от родства зависит право — наследство, пенсия, гражданство. В таком деле разумно посоветоваться с юристом.
Если предок родился в другой республике СССР
Записи о событиях на территории бывших союзных республик хранятся в архивах этих государств. Запросить документ оттуда можно, не выезжая: заявление об истребовании документа подают в российском ЗАГС по месту жительства, и запрос уходит по официальным каналам. Срок — от нескольких месяцев; ответ зависит от страны и сохранности архива.
Попробуйте и прямой путь: у ЗАГС и архивов многих стран есть электронные приёмные, а родственники или знакомые на месте могут получить документ по доверенности быстрее.
Как использовать полученное в родословной
- Выпишите из документа всё: имена родителей, их возраст, место жительства, место регистрации, номер и дату записи.
- Внесите в древо следующее поколение. Родители, названные в свидетельстве о рождении деда, — это ваши прадед и прабабушка.
- Запишите источник: «запись акта о рождении № 50 от 14 марта 1921 года, такой-то ЗАГС».
- Определите следующий шаг. Место рождения прадеда подсказывает, в какой архив идти за метрической книгой.
Так от одного документа линия уходит на два поколения вглубь. Общий порядок поиска — в статье «Где искать предков: архивы и открытые базы данных».
Частые вопросы
Могу ли я получить свидетельство о рождении прадеда?
Да, если он умер и вы подтвердите родство цепочкой документов. Если запись старше ста лет, обращаться нужно в государственный архив региона.
Обязательно ли ехать в город, где родился предок?
Нет. Обратиться можно в любой ЗАГС или МФЦ либо подать заявление через Госуслуги.
Сколько ждать документ?
Если запись есть в едином реестре — документ выдают в день личного обращения. Если её нужно искать в бумажных книгах или запрашивать в другом регионе, срок растягивается до нескольких недель.
Дадут ли мне копию самой актовой записи?
Как правило, нет: на руки выдают свидетельство или справку. Но сведения из записи можно попросить внести в справку максимально полно.
В свидетельстве деда отчество записано с ошибкой. Это помешает?
Может помешать: расхождение в документах разрывает цепочку. Ошибку в записи исправляет ЗАГС по заявлению, а при отказе — суд. Для самой родословной расхождение не страшно: запишите оба варианта и укажите, в каком документе какой.