Как написать запрос в архив: образец генеалогического запроса
Не всё можно найти в интернете: многие метрические книги, ревизские сказки и личные дела не оцифрованы. Тогда пишут в архив. Хороший запрос приносит копию документа, плохой — вежливый отказ через три месяца. Разбираем, как написать хороший, с готовым образцом.
Какие бывают запросы
| Вид | Пример | Оплата |
|---|---|---|
| Социально-правовой | Подтвердить стаж, рождение, родство для наследства или пенсии | Как правило, бесплатно |
| Тематический, генеалогический | Найти записи о предках для родословной | Обычно платно, по прейскуранту архива |
| Заказ копий | Получить копии конкретного дела, шифр которого известен | Платно, по числу листов |
Запрос «для родословной» — генеалогический. Если документ нужен для юридических целей, например для подтверждения родства, так и укажите: это другой порядок.
Шаг 1. Найдите правильный архив
Архив определяется местом и временем события:
- до 1918 года — метрические книги, ревизские сказки, документы сословий: государственный архив региона, где находился приход или селение, по старому административному делению;
- записи ЗАГС моложе ста лет — сам ЗАГС, см. статью о документах из ЗАГС;
- советское время — личные дела, похозяйственные книги, документы предприятий: муниципальные архивы районов и городов;
- военные документы — военные архивы: о Первой мировой — РГВИА, о Великой Отечественной — архив Министерства обороны;
- репрессии — архивы ФСБ и МВД, см. статью о репрессированных родственниках.
Перед запросом посмотрите сайт архива: описи фондов, раздел «Обращения граждан», прейскурант и перечень того, что уже оцифровано. Часто нужная книга уже доступна в электронном читальном зале — и запрос не нужен.
Шаг 2. Соберите то, что знаете
Архивист ищет по вашим данным. Чем они точнее, тем выше шанс на успех и тем дешевле поиск.
- Фамилия, имя, отчество — со всеми вариантами написания.
- Год события — точный или промежуток: «1890–1895».
- Место: селение, приход, волость, уезд, губерния.
- Вероисповедание и сословие — от них зависит, в каких книгах искать.
- Имена родителей, супруга, братьев и сестёр.
- Что уже найдено и откуда: «запись о браке 1915 года, такой-то фонд, опись, дело».
Шаг 3. Сформулируйте просьбу
Главное правило: один запрос — один конкретный вопрос.
| Плохо | Хорошо |
|---|---|
| «Прошу найти всё о моих предках Соколовых» | «Прошу найти запись о рождении Ивана, сына Степана Фёдорова Соколова, в метрических книгах Покровской церкви села Покровского за 1892–1894 годы» |
| «Мой прадед жил где-то в Тульской губернии» | «Деревня Берёзовка Тульского уезда, приход Покровской церкви» |
| «Пришлите информацию» | «Прошу выдать архивную копию записи» или «архивную справку» |
Уточните, в каком виде нужен результат: архивная копия — точное воспроизведение документа, архивная выписка — дословная выдержка из части документа, архивная справка — пересказ сведений с указанием источника. Для родословной лучше всего копия: в ней видно и соседние записи, и крёстных, и пометки.
Образец генеалогического запроса
Директору Государственного архива Тульской области
от Соколова Дмитрия Сергеевича,
адрес для ответа: …, телефон: …, почта: …
Запрос
Прошу провести поиск и выдать архивные копии записей о рождении в метрических книгах Покровской церкви села Покровского Тульского уезда Тульской губернии.
Ищу запись о рождении Ивана Степановича Соколова, предположительно 1892–1894 годов рождения. Отец — Степан Фёдорович Соколов, крестьянин деревни Берёзовки, мать — Матрёна Ивановна. Вероисповедание — православное.
Известно: в метрической книге той же церкви за 1917 год (ф. …, оп. …, д. …) Иван Степанович указан как отец ребёнка, возраст — 24 года.
Если запись о рождении будет найдена, прошу также проверить, есть ли в книгах за 1885–1900 годы записи о рождении других детей Степана Фёдоровича Соколова.
Запрос делается для составления родословной. Оплату по прейскуранту архива гарантирую; прошу сообщить стоимость до начала работы.
Дата, подпись.
Обратите внимание: в образце указано, что уже найдено, задан конкретный промежуток лет и есть просьба сообщить стоимость заранее. Последнее избавляет от неожиданных счетов.
Шаг 4. Отправьте
- Через электронную приёмную на сайте архива — самый быстрый способ; многие архивы принимают запросы только так или почтой.
- Через Госуслуги — для части архивов и видов запросов, в основном социально-правовых.
- Почтой — заказным письмом с уведомлением.
- Лично — в приёмной архива.
Сохраните копию запроса и дату отправки.
Сроки и оплата
Срок рассмотрения обращения — как правило, до 30 дней, но генеалогические запросы с платным поиском часто выполняются дольше: архив сначала присылает договор и счёт, а поиск начинается после оплаты. Реальный срок — от одного до нескольких месяцев.
Стоимость зависит от архива и объёма поиска: чем шире промежуток лет и больше приходов, тем дороже. Сужайте поиск — это экономит и деньги, и время.
Если ответ «сведений не обнаружено»
- Проверьте, какие книги просмотрены. В ответе обычно перечислено, где искали. Может быть, нужный год не сохранился — тогда ищите второй экземпляр или исповедные ведомости.
- Расширьте промежуток лет — возраст в поздних документах часто неточен.
- Проверьте соседние приходы — крестить могли у родни жены.
- Попробуйте другой источник — ревизские сказки, посемейные списки, документы волости.
- Съездите в читальный зал — самостоятельный поиск бесплатен и часто находит то, что пропустили при платном.
Самостоятельно в читальном зале
Если архив недалеко, поработать самому выгоднее. Запишитесь заранее, возьмите паспорт и список шифров нужных дел — их можно найти в описях на сайте архива. Фотографировать документы своим телефоном во многих архивах разрешено, иногда за плату. Как читать сами книги, рассказываем в статье о метрических книгах.
Частые вопросы
Можно ли отправить один запрос сразу о нескольких предках?
Можно, но лучше разделить: каждый вопрос — отдельный запрос. Так их проще оценить и выполнить, а отказ по одному не задержит остальные.
Нужно ли подтверждать родство для генеалогического запроса?
Для дореволюционных документов — обычно нет: они открыты. Для документов о людях, умерших недавно, и для записей ЗАГС — да.
Можно ли писать в архив другого региона?
Да, запросы принимают от любого гражданина, где бы он ни жил.
Сколько стоит запрос?
У каждого архива свой прейскурант, он обычно опубликован на сайте. Попросите назвать стоимость до начала поиска — как в образце выше.